Organizar viagens em grupo, por conta própria - por onde começar
As viagens por conta própria podem ser de diferentes tipos:
- Visita a uma cidade
- Percurso num país "ao sabor do vento", isto é, sem pré-programação
- Percurso num país com tudo pré-programado.
A situação mais trabalhosa é a de levar tudo pré-programado, então é essa que vou explorar.
Também pode ser útil consultar:
- Visita a uma cidade
- Percurso num país "ao sabor do vento", isto é, sem pré-programação
- Percurso num país com tudo pré-programado.
A situação mais trabalhosa é a de levar tudo pré-programado, então é essa que vou explorar.
Haverá certamente muitas formas de chegar a resultados igualmente bons. Eu partilho o método que sigo, indicando as etapas e a sua calendarização.
Assim, os pressupostos para este artigo são:
- A viagem é feita com companhia. Lembrem-se que a escolha da companhia é muito importante e que mais de 4 pessoas (a contar convosco) costuma ser uma multidão!
- As pessoas envolvidas não têm grande flexibilidade relativamente às férias e têm de as marcar junto da entidade patronal. A organização que partilho tem como referência o mês de Agosto para a realização da viagem (que é a minha realidade).
Caso não seja esta a vossa realidade, façam os necessários ajustes.
1.ª ETAPA (Janeiro)
Inventariar destinos (país/região alargada)
Esta é a altura de sondar os companheiros de viagem sobre os possíveis destinos e de "pôr em cima da mesa" as 2 ou 3 possibilidades, realistas e consensuais (descartem logo os que por razões de tempo, clima, custo, exigência física, por ex., não se mostrem, à partida, adequados).
DICA 1: Mesmo que haja um destino que se destaque, tenham um destino B saído desta primeira conversa entre as pessoas que vão viajar. Pode ser necessário e evita-se recomeçar tudo outra vez.
DICA 2: Sugiro que uma das pessoas do grupo assuma o papel de líder, não para ter um culpado se alguma coisa correr mal, mas para decidir quando há impasses, distribuir trabalho, ter presente o que falta programar, etc. A experiência diz-me que muitas vezes os grupos de amigos que têm intenção de viajar juntos, ficam pela intenção exatamente porque ninguém assume a liderança. A escolha deste líder pode ser natural. Quando não é, façam uma votação ou escolham a pessoa com melhor perfil para o papel (ver nota no final sobre o perfil do líder). Vão perceber que nas situações de "engonhanço", do "logo vemos isso" ou "façam como acharem melhor", ter um líder faz toda a diferença.
2.ª ETAPA ( 1.ª parte de Fevereiro)
Escolha definitiva do destino
Pode ser que o destino esteja escolhido à partida. Nesse caso, passem para a etapa seguinte. Contudo, havendo mais do que uma possibilidade, o líder fará uma breve pesquisa do preço dos diferentes voos, do número de dias que a maioria dos roteiros (ou o roteiro de alguém que segue nas redes sociais) tem para os destinos em causa, de alguma condicionante para algum dos destinos que não tenham pensado e da ordem de valores que iram gastar. Se nenhum destes fatores for suficientemente distintivo e a dúvida permanecer, lembre-se da pessoa do grupo para quem a viagem tem maior significado ou a que comemora um aniversário "redondo" e recorde a proposta que a fez vibrar mais.
Com todos estes dados, o passo seguinte é a conversa entre o líder e os companheiros e, em conjunto, decirem o destino em definitivo, quantos dias irão viajar, mais ou menos em que altura (por ex. se for no mês de Agosto, se será na primeira ou segunda metade) e, se for importante, o valor aproximado do que vão gastar.
A partir daqui o destino está escolhido e a altura do mês também.
Como líder, prepare, já nesta reunião, a próxima etapa.
DICA 3: Por vezes, durante esta primeira pesquisa, surge um outro destino não falado. Se lhe parecer que tem potencialidades, partilhe com os companheiros.
DICA 4: Sejam realistas e não alimentem falsas expetativas. Se na altura do ano/mês mais conveniente para todos não conseguem, à partida, tirar férias, não têm condições financeiras para os valores falados ou a "onda" da viagem não é a vossa, assumam (nem que seja só para vocês próprios) e saiam do grupo. Ficará para a próxima! (Se há pessoas que me enervam são as que fingem viver numa realidade que não é a sua e com isso atrapalham toda a gente).
3.ª ETAPA (2.ª parte de Fevereiro)
Construção do roteiro geral
Sabendo o destino, peça (o líder) que todos façam uma pesquisa sobre os locais a visitar. Esta pesquisa pode começar por analisar o que as agências de viagens oferecem nos seus roteiros, mas não deve ficar por aí. Pode ler-se roteiros de bloggers, ver programas de tv e vídeos do youtube, ler artigos em revistas ou guias de viagens ou falar com pessoas que já tenham ido para o destino escolhido, por ex.
DICA 5: Peça às pessoas que indiquem as principais atrações de cada local que propõem, o tempo que preveem ser necessário para o visitar e o modo como chegar a cada um desses locais (tudo isto também se descobre nas pesquisas).
DICA 6: Estabeleça um prazo para estas pesquisas. Se não estabelecer, correm o risco de nunca mais estar terminada. Não prolongue o prazo, isso vai comprometer toda a programação. Avise que quem não pesquisar, sujeita-se à pesquisa dos outros. Contudo, é importante que a pesquisa seja feita pelo máximo de pessoas possível. Só desta forma, as pessoas se sentirão envolvidas e perceberão as escolhas, evitando mais tarde conflitos.
DICA 7: Durante as pesquisas guardem os sites mais interessantes nos favoritos, de modo a facilitar pesquisas posteriores.
Findo o prazo, reúna os companheiros (estas reuniões são sempre uma excelente oportunidade para umas boas jantaradas!). Insira no Google Maps os locais que cada um propôs e, tendo em conta o roteiro produzido e o tempo previsível para visitar cada local, façam ajustes, eliminando os sítios que ficam "fora de mão", são de difícil acesso ou têm menos interesse. Não se esqueçam que o tempo de viagem é limitado e não dará para ir a todo o lado. Preparem-se, esta tarefa é dura e exige uma certa negociação (nem que seja connosco próprios)!
Agora têm destino e têm roteiro.
NOTA IMPORTANTE: Esta é também a altura de tratar dos passaportes, caso seja necessário.
4.ª ETAPA (início de Março)
Pesquisa de voo e marcação de férias
Com o roteiro estabelecido, o líder pesquisa os voos mais adequados. Uma coisa que o líder deverá ter em atenção na procura dos voos é o local de chegada e de volta. Faça primeiro a pesquisa com a cidades de chegada e saída estabelecidas no roteiro, depois inverta o percurso, depois veja ainda os voos com chegada e partida de cada uma das extremidades do roteiro e informe-se de como fazer a ligação entre as duas cidades e do custo. Aponte todas as possibilidades pesquisadas. Embora a altura do mês para viajar já esteja definida, há com certeza ainda alguma margem de manobra. Faça várias pesquisas, alterando o dia de ida e de volta. Pode ter surpresas. Se toda a gente tiver flexibilidade, melhor. Nesse caso procure a altura que conjugue as condições climatéricas mais adequadas com o menor preço dos voos.
DICA 8: Antes de pesquisar os voos, leia os artigos:
Bons e maus voos
DICA 9: Deixem que esta pesquisa seja feita por uma única pessoa (o líder ou quem ele indicar). Este é um trabalho demorado, que requer concentração. Muita gente a fazer o mesmo só vai atrapalhar.
Com as várias possibilidades de voo, o líder reúne com os restantes companheiros (mais uma jantarada!). Discutam as vantagens e desvantagens de cada uma e optem.
Agora já têm data de ida e de volta e já sabem o custo aproximado do voo.
Como Março é habitualmente o mês de marcar as férias, estão prontos para o fazer.
DICA 10: Prepare já nesta reunião a 5.ª etapa, combinando como farão a compra dos bilhetes de avião (até aqui foi só sondar o que há). Se a opção for comprar todos os voos com um único cartão de crédito, o proprietário deverá nesta altura certificar-se que tem plafont que dê para todos os bilhetes. Caso não tenha, é altura de ir ao banco para pedir o aumento do mesmo.
5.ª ETAPA (final de Março/início de Abril)
Compra dos bilhetes de avião
Após a aprovação das férias de todos, está na hora de marcar os voos. Esta é uma etapa decisiva, uma vez que a partir daqui já não haverá desistências sem custos.
Apesar dos voos poderem ser comprados por cada um dos participantes individualmente, há vantagem em ser feita de uma só vez (com todos os participantes presentes ou não) dado que evita a possibilidade de não haver para todos. Se não estiverem todos presentes, as pessoas encarregues deverão recolher junto dos outros, os números dos passaportes (lembrem-se que já foram tratados em Fevereiro), se é preciso reservar malas de porão, se querem marcar lugares, se vão fazer seguro, ou, em caso de haver a necessidade de escolha de menu, o que cada um prefere, por ex.
6.ª ETAPA (Abril)
Assim, os pressupostos para este artigo são:
- A viagem é feita com companhia. Lembrem-se que a escolha da companhia é muito importante e que mais de 4 pessoas (a contar convosco) costuma ser uma multidão!
- As pessoas envolvidas não têm grande flexibilidade relativamente às férias e têm de as marcar junto da entidade patronal. A organização que partilho tem como referência o mês de Agosto para a realização da viagem (que é a minha realidade).
Caso não seja esta a vossa realidade, façam os necessários ajustes.
1.ª ETAPA (Janeiro)
Inventariar destinos (país/região alargada)
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| Fonte da imagem: br.freepik.com |
DICA 1: Mesmo que haja um destino que se destaque, tenham um destino B saído desta primeira conversa entre as pessoas que vão viajar. Pode ser necessário e evita-se recomeçar tudo outra vez.
DICA 2: Sugiro que uma das pessoas do grupo assuma o papel de líder, não para ter um culpado se alguma coisa correr mal, mas para decidir quando há impasses, distribuir trabalho, ter presente o que falta programar, etc. A experiência diz-me que muitas vezes os grupos de amigos que têm intenção de viajar juntos, ficam pela intenção exatamente porque ninguém assume a liderança. A escolha deste líder pode ser natural. Quando não é, façam uma votação ou escolham a pessoa com melhor perfil para o papel (ver nota no final sobre o perfil do líder). Vão perceber que nas situações de "engonhanço", do "logo vemos isso" ou "façam como acharem melhor", ter um líder faz toda a diferença.
2.ª ETAPA ( 1.ª parte de Fevereiro)
Escolha definitiva do destino
Pode ser que o destino esteja escolhido à partida. Nesse caso, passem para a etapa seguinte. Contudo, havendo mais do que uma possibilidade, o líder fará uma breve pesquisa do preço dos diferentes voos, do número de dias que a maioria dos roteiros (ou o roteiro de alguém que segue nas redes sociais) tem para os destinos em causa, de alguma condicionante para algum dos destinos que não tenham pensado e da ordem de valores que iram gastar. Se nenhum destes fatores for suficientemente distintivo e a dúvida permanecer, lembre-se da pessoa do grupo para quem a viagem tem maior significado ou a que comemora um aniversário "redondo" e recorde a proposta que a fez vibrar mais.
Com todos estes dados, o passo seguinte é a conversa entre o líder e os companheiros e, em conjunto, decirem o destino em definitivo, quantos dias irão viajar, mais ou menos em que altura (por ex. se for no mês de Agosto, se será na primeira ou segunda metade) e, se for importante, o valor aproximado do que vão gastar.
A partir daqui o destino está escolhido e a altura do mês também.
Como líder, prepare, já nesta reunião, a próxima etapa.
DICA 3: Por vezes, durante esta primeira pesquisa, surge um outro destino não falado. Se lhe parecer que tem potencialidades, partilhe com os companheiros.
DICA 4: Sejam realistas e não alimentem falsas expetativas. Se na altura do ano/mês mais conveniente para todos não conseguem, à partida, tirar férias, não têm condições financeiras para os valores falados ou a "onda" da viagem não é a vossa, assumam (nem que seja só para vocês próprios) e saiam do grupo. Ficará para a próxima! (Se há pessoas que me enervam são as que fingem viver numa realidade que não é a sua e com isso atrapalham toda a gente).
3.ª ETAPA (2.ª parte de Fevereiro)
Construção do roteiro geral
Sabendo o destino, peça (o líder) que todos façam uma pesquisa sobre os locais a visitar. Esta pesquisa pode começar por analisar o que as agências de viagens oferecem nos seus roteiros, mas não deve ficar por aí. Pode ler-se roteiros de bloggers, ver programas de tv e vídeos do youtube, ler artigos em revistas ou guias de viagens ou falar com pessoas que já tenham ido para o destino escolhido, por ex.
DICA 5: Peça às pessoas que indiquem as principais atrações de cada local que propõem, o tempo que preveem ser necessário para o visitar e o modo como chegar a cada um desses locais (tudo isto também se descobre nas pesquisas).
DICA 6: Estabeleça um prazo para estas pesquisas. Se não estabelecer, correm o risco de nunca mais estar terminada. Não prolongue o prazo, isso vai comprometer toda a programação. Avise que quem não pesquisar, sujeita-se à pesquisa dos outros. Contudo, é importante que a pesquisa seja feita pelo máximo de pessoas possível. Só desta forma, as pessoas se sentirão envolvidas e perceberão as escolhas, evitando mais tarde conflitos.
DICA 7: Durante as pesquisas guardem os sites mais interessantes nos favoritos, de modo a facilitar pesquisas posteriores.
Findo o prazo, reúna os companheiros (estas reuniões são sempre uma excelente oportunidade para umas boas jantaradas!). Insira no Google Maps os locais que cada um propôs e, tendo em conta o roteiro produzido e o tempo previsível para visitar cada local, façam ajustes, eliminando os sítios que ficam "fora de mão", são de difícil acesso ou têm menos interesse. Não se esqueçam que o tempo de viagem é limitado e não dará para ir a todo o lado. Preparem-se, esta tarefa é dura e exige uma certa negociação (nem que seja connosco próprios)!
Agora têm destino e têm roteiro.
NOTA IMPORTANTE: Esta é também a altura de tratar dos passaportes, caso seja necessário.
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| Fonte da imagem: br.freepik.com |
4.ª ETAPA (início de Março)
Pesquisa de voo e marcação de férias
Com o roteiro estabelecido, o líder pesquisa os voos mais adequados. Uma coisa que o líder deverá ter em atenção na procura dos voos é o local de chegada e de volta. Faça primeiro a pesquisa com a cidades de chegada e saída estabelecidas no roteiro, depois inverta o percurso, depois veja ainda os voos com chegada e partida de cada uma das extremidades do roteiro e informe-se de como fazer a ligação entre as duas cidades e do custo. Aponte todas as possibilidades pesquisadas. Embora a altura do mês para viajar já esteja definida, há com certeza ainda alguma margem de manobra. Faça várias pesquisas, alterando o dia de ida e de volta. Pode ter surpresas. Se toda a gente tiver flexibilidade, melhor. Nesse caso procure a altura que conjugue as condições climatéricas mais adequadas com o menor preço dos voos.
DICA 8: Antes de pesquisar os voos, leia os artigos:
Bons e maus voos
DICA 9: Deixem que esta pesquisa seja feita por uma única pessoa (o líder ou quem ele indicar). Este é um trabalho demorado, que requer concentração. Muita gente a fazer o mesmo só vai atrapalhar.
Com as várias possibilidades de voo, o líder reúne com os restantes companheiros (mais uma jantarada!). Discutam as vantagens e desvantagens de cada uma e optem.
Agora já têm data de ida e de volta e já sabem o custo aproximado do voo.
Como Março é habitualmente o mês de marcar as férias, estão prontos para o fazer.
DICA 10: Prepare já nesta reunião a 5.ª etapa, combinando como farão a compra dos bilhetes de avião (até aqui foi só sondar o que há). Se a opção for comprar todos os voos com um único cartão de crédito, o proprietário deverá nesta altura certificar-se que tem plafont que dê para todos os bilhetes. Caso não tenha, é altura de ir ao banco para pedir o aumento do mesmo.
5.ª ETAPA (final de Março/início de Abril)
Compra dos bilhetes de avião
Após a aprovação das férias de todos, está na hora de marcar os voos. Esta é uma etapa decisiva, uma vez que a partir daqui já não haverá desistências sem custos.
Apesar dos voos poderem ser comprados por cada um dos participantes individualmente, há vantagem em ser feita de uma só vez (com todos os participantes presentes ou não) dado que evita a possibilidade de não haver para todos. Se não estiverem todos presentes, as pessoas encarregues deverão recolher junto dos outros, os números dos passaportes (lembrem-se que já foram tratados em Fevereiro), se é preciso reservar malas de porão, se querem marcar lugares, se vão fazer seguro, ou, em caso de haver a necessidade de escolha de menu, o que cada um prefere, por ex.
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| Fonte da imagem: br.freepik.com |
6.ª ETAPA (Abril)
Refinar o roteiro
Nesta etapa, o objetivo é fazer um roteiro detalhado, estudando os locais com mais profundidade, de modo a saber, por ex.:
- o que visitar em cada local (se possível obter informação sobre os horários de cada um) e que atividades fazer
- os transportes a usar dentro de cada localidade (e, se for caso disso, estudá-los)
- os costumes, as particularidades da terra, as comidas típicas e restaurantes a ir (se for esse o interesse)
- se precisam de guias ou de comprar passeios em agências de viagem.
- quantos dias vão ficar em cada sítio
- a forma de deslocação de um local/cidade para a seguinte
Durante a investigação (não se esqueçam dos sites que guardaram nos favoritos), vão estando atentos aos alojamentos que outros viajantes recomendam e tirem notas de tudo.
Esta etapa pode ser feita por todos, ou ser distribuída a cada pessoa, uma parte do roteiro ou ser feita apenas por uma parte do grupo, mas qualquer que seja o método, é, na minha opinião, importante que o roteiro final seja só um, sobretudo se quiserem andar juntos. Se cada pessoa pesquisar por si e não houver reunião de tudo, arriscam a que durante a viagem, cada um queira faz uma coisa. Vai dar confusão e discussão.
Embora estas pesquisas se possam prolongar no tempo, é importante que no final do mês se saiba pelo menos quantos dias vão ficar, ao certo, em cada sítio e como se deslocarão de localidade para localidade.
DICA 11: Se gostam de pesquisar em guias de viagem mas não os encontram à venda, tentem o OLX.
7.ª ETAPA (Maio e Junho)
Reserva de alojamento, transporte, entradas e passeios)
Se vão fazer voos internos, o meu conselho é que comecem por os comprar (pode ser necessário ainda alterar alguma coisa do roteiro, em função deles). Depois reservem o alojamento (tenham em conta as recomendações dos viajantes e os comentários). Na escolha do alojamento, é importante que todos estejam em sintonia sobre o que pretendem (como no restante, aliás), não só quanto ao tipo de acomodação, como, por exemplo, se deve incluir ou não pequeno-almoço (café da manhã). Recomendo ainda que a reserva seja feita por duas pessoas (o líder, por ex, e outra pessoa) e com a possibilidade de cancelamento gratuito. Depois passem à reserva de passeios e/ou guias, se for esse o caso, e dos restantes transportes, bem como das entradas (se houver possibilidade).
NOTA IMPORTANTE: Se for caso disso, está na altura de marcar a consulta do viajante (podem ver aqui os locais onde há esta consulta).
DICA 12: Na aceitação de recomendações de alojamento ou de outras coisas, como atividades a fazer ou transportes, é importante escolherem viajantes semelhantes a vós. Por ex. se são pessoas maduras e exigentes não vão seguir as recomendações de jovens mochileiros, ou vice-versa.
DICA 13: Reservem os alojamentos usando os links dos blogues consultaram, caso estes tenham. Não pagarão mais por isso mas o dono do blogue receberá uma pequena gratificação. Será uma forma de agradecimento pela partilha de informação e ajudarão a manter o blogue.
8.ª ETAPA (Junho e Julho)
Vistos, câmbio, consulta do viajante, seguros
Está quase! Agora é tratar dos vistos e do câmbio de dinheiro, caso seja necessário; ir à consulta do viajante que já está marcada e fazer um seguro. Se a viagem for para a Europa tratem do Cartão Europeu de Seguro de Doença. Podem fazê-lo na Segurança Social (aqui) ou na ADSE (aqui). O processo é rápido e gratuito.
Programem a organização, de forma a que esteja tudo pronto duas semanas antes da partida.
DICA 14: Equacionem fazer o câmbio do dinheiro de todos de uma só vez. Pouparão nas taxas.
DICA 15: Em relação aos seguros, informem-se sobre o seguro pessoal que está associado ao seguro do carro. Esse seguro vale mesmo quando não têm carro e estão no estrangeiro.
E pronto já está. Pode ser trabalhoso, mas dá imenso gozo fazer uma viagem organizada por nós.
BOA VIAGEM!
7.ª ETAPA (Maio e Junho)
Reserva de alojamento, transporte, entradas e passeios)
Se vão fazer voos internos, o meu conselho é que comecem por os comprar (pode ser necessário ainda alterar alguma coisa do roteiro, em função deles). Depois reservem o alojamento (tenham em conta as recomendações dos viajantes e os comentários). Na escolha do alojamento, é importante que todos estejam em sintonia sobre o que pretendem (como no restante, aliás), não só quanto ao tipo de acomodação, como, por exemplo, se deve incluir ou não pequeno-almoço (café da manhã). Recomendo ainda que a reserva seja feita por duas pessoas (o líder, por ex, e outra pessoa) e com a possibilidade de cancelamento gratuito. Depois passem à reserva de passeios e/ou guias, se for esse o caso, e dos restantes transportes, bem como das entradas (se houver possibilidade).
NOTA IMPORTANTE: Se for caso disso, está na altura de marcar a consulta do viajante (podem ver aqui os locais onde há esta consulta).
DICA 12: Na aceitação de recomendações de alojamento ou de outras coisas, como atividades a fazer ou transportes, é importante escolherem viajantes semelhantes a vós. Por ex. se são pessoas maduras e exigentes não vão seguir as recomendações de jovens mochileiros, ou vice-versa.
DICA 13: Reservem os alojamentos usando os links dos blogues consultaram, caso estes tenham. Não pagarão mais por isso mas o dono do blogue receberá uma pequena gratificação. Será uma forma de agradecimento pela partilha de informação e ajudarão a manter o blogue.
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| Fonte da imagem: br.freepik.com |
8.ª ETAPA (Junho e Julho)
Vistos, câmbio, consulta do viajante, seguros
Está quase! Agora é tratar dos vistos e do câmbio de dinheiro, caso seja necessário; ir à consulta do viajante que já está marcada e fazer um seguro. Se a viagem for para a Europa tratem do Cartão Europeu de Seguro de Doença. Podem fazê-lo na Segurança Social (aqui) ou na ADSE (aqui). O processo é rápido e gratuito.
Programem a organização, de forma a que esteja tudo pronto duas semanas antes da partida.
DICA 14: Equacionem fazer o câmbio do dinheiro de todos de uma só vez. Pouparão nas taxas.
DICA 15: Em relação aos seguros, informem-se sobre o seguro pessoal que está associado ao seguro do carro. Esse seguro vale mesmo quando não têm carro e estão no estrangeiro.
E pronto já está. Pode ser trabalhoso, mas dá imenso gozo fazer uma viagem organizada por nós.
BOA VIAGEM!
PERFIL DE UM LÍDER
Não querendo complicar, convém que a pessoa que assume o papel de líder:
- Seja organizada
- Tenha capacidade de decisão
- Tenha capacidade de ouvir os outros e de negociação (seja flexível)
- Seja resiliente (tenha a capacidade de lidar com problemas, de adaptar-se a mudanças, de superar obstáculos e de resistir à pressão de situações adversas)
- Seja de "boas contas"
- "Movimente-se" bem na internet
- Tenha cartão de crédito e não se importe de o usar para pagar contas de todos.
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